Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Datenschutzinformation für Bewerbungsverfahren auf Stellenanzeigen
Wir freuen uns, dass du dich bei Trei Real Estate GmbH bewerben möchtest. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit deinen personenbezogenen Daten sind eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Deshalb informieren wir dich in den folgenden Abschnitten gerne nach Art.13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), respektive nach Art. 14 DSGVO soweit keine Direkterhebung vorliegt, über die datenschutzrechtlichen Aspekte rund um deine Bewerbung. Mit den nachstehenden Informationen erhältst du einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.
1. Allgemeines
a) Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
Trei Real Estate GmbH
Airport Office Six,
Klaus-Bungert-Str. 5b,
40468 Düsseldorf
b) Wie erreichst du den Datenschutzbeauftragten?
Für Fragen zum Datenschutz erreichst du unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@t-audit.de.
2. Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise dein Name, deine Anschrift, deine Telefonnummer und dein Geburtsdatum, aber auch Daten über deinen konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden können.
3. Welche personenbezogen Daten werden bei einer Bewerbung und im Bewerbungsverfahren verarbeitet?
Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden folgende Daten(-kategorien) verarbeitet bzw. können verarbeitet werden:
- Bewerberstammdaten (Vorname, Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum)
- Qualifikationsdaten (Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation und Kompetenzen)
- Freiwillige Angaben, wie z. B. ein Bewerbungsfoto oder sonstige Informationen, die du uns in deiner Bewerbung freiwillig mitteilst oder freiwillig hochlädst
- Von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z. B. Führerschein, Staatsbürgerschaft)
- Angaben zum Kanal, wie du auf uns aufmerksam geworden bist
- Die Kommunikation zwischen dir und uns sowie Kommentare und Bewertungen, die im Zuge deines Bewerbungsprozesses zu dir verfasst werden
- Weitere Daten/Datenkategorien, z. B. öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, z. B. ein Profil bei beruflichen Social Media-Netzwerken wie XING oder LinkedIn
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Sofern du in deinen Bewerbungsunterlagen Angaben machst, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten (z. B. Angaben zu deiner Gesundheit, Informationen, die Rückschlüsse auf deine ethnische Herkunft oder deine Religion erlauben), werden wir auch diese Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten
4. Für welche Zwecke verarbeiten wir deine Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
a) Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses
Deine personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also zur Anbahnung eines Arbeitsvertrages, verarbeitet. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u. a. nach der zu besetzenden Position. Wenn deine angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
b) Datenverarbeitung auf Basis deiner Einwilligung
Wenn du uns gegenüber eine freiwillige Einwilligung in die Verarbeitung bestimmter personenbezogenen Daten erklärt hast, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten. In den folgenden Fällen verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von dir erteilten Einwilligung:
- Aufnahme in den „Talent Pool“, d. h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren.
Sofern wir Datenverarbeitungen auf deine Einwilligung stützen, hast du das Recht, deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Den Widerruf richtest du möglichst per E-Mail an careers@treirealestate.com. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung deiner Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt. Solltest du der Speicherung in unserem Talent Pool zustimmen ist die Rechtsgrundlage dafür Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO sowie ggf. Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG.
c) Datenverarbeitung aufgrund des berechtigten Interesses
In bestimmten Fällen verarbeiten wir deine Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) von uns oder von Dritten. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielsweise dann, wenn deine Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z. B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Im Falle eines Rechtsstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.
5. An wen werden deine Daten weitergegeben?
Deine Bewerberdaten werden nach Eingang deiner Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet und verarbeitet. Geeignete Bewerbungen werden dann an die Abteilungsverantwortlichen, beziehungsweise deren Vertretungsberechtigten, für die jeweils offene Position weitergeleitet. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf deine Daten, die diesen für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.
Die im Rahmen deiner Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (externer Link: https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.
6. Wie lange werden deine Daten gespeichert?
a) Wir speichern deine personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über deine Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen dir und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden deine Daten innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht bzw. anonymisiert. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).
b) Soweit kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, du uns aber für die weitere Speicherung deiner Daten deine Einwilligung erteilt hast („Talent-Pool“), speichern wir deine Daten bis zum Widerruf deiner Einwilligung, höchstens jedoch für 12 weitere Monate. Bei konkretem Anlass können wir deine Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.
c) Solltest du deine Bewerbung vor Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückziehen, d. h. deine Daten und deinen Account löschen, so werden die gespeicherten Daten für den Zeitraum des noch laufenden Bewerbungsprozesses gesperrt und nach Ablauf von 6 Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens endgültig gelöscht.
d) Sofern du dein Kandidatenprofil nicht mehr nutzen und keine Einwilligung in die längere Datenspeicherung im Bewerberpool erteilt hast, werden die Daten innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
e) Du selbst kannst dein Kandidatenprofil und deine Bewerbungsunterlagen jederzeit löschen bzw. ein Löschbegehren stellen oder die Verarbeitung einschränken lassen.
f) Sofern du im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten hast und dieses annehmen möchtest, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten ganz oder teilweise für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.
g) Längere als die oben genannten Speicherfristen können sich auch daraus ergeben, dass die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen vor einer Behörde notwendig sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Daten werden so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung dieser Zwecke erforderlich ist.
7. Welche Rechte stehen dir im Zusammenhang mit der Verarbeitung deiner Daten zu?
In Bezug auf deine personenbezogenen Daten hast du in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung das Recht,
- Auskunft über die über dich gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- die Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- die Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO),
- die Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO) und/oder
- die Übertragung von Daten (Art. 20 DSGVO)
Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) verarbeitet werden, hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Die entsprechenden Daten werden dann für diese(n) Zweck(e) nicht mehr verarbeitet, sofern nicht schutzwürdige Interessen des Verantwortlichen überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Unbeschadet dessen, kann eine betroffene Person bei Direktwerbung (z. B. Newsletter) jederzeit ohne Angabe von Gründen der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten widersprechen.
Sofern eine Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dient, kann die Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. Der Widerruf gilt grundsätzlich nur für die Zukunft. Das bedeutet, dass durch den Widerruf der Einwilligungserklärung die bisherige Verarbeitung bis zum Eingang des Widerrufs der Einwilligung nicht rechtswidrig wird.
Um deine Rechte wahrzunehmen, kannst du dich per E-Mail an careers@treirealestate.com wenden. Wir werden deine Anfragen umgehend, sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und dir mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben bzw. ergreifen werden. Wenn Rechte betroffener Personen geltend gemacht werden, werden in diesem Zusammenhang ebenfalls personenbezogene Daten zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
8. Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch bist du verpflichtet, diese bereitzustellen. Jedoch ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie für den Vertragsabschluss über ein Beschäftigungsverhältnis erforderlich. Bei Nicht-Bereitstellung ist eine Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie ein Vertragsabschluss nicht möglich.
9. Entscheidungsfindung und Profiling
Zur Begründung und Durchführung des Bewerbungsverfahrens nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Ebenfalls findet bei uns keine automatisierte Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zur Bewertung persönliche Aspekte (Profiling) gem. Art. 4 Nr. 4 DSGVO statt.
10. Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung kannst du auf Datenschutz – Trei Real Estate unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.